Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, kiedy przed wydaniem towaru bądź wykonaniem usługi zbywca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że podatnicy VAT przed wydaniem produktu czy wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Wedle art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę produktu (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, sumę podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy a również daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz sumę kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.